مبدأ أيزنهاور: تحديد أولويات المهام المهمة بشكل أفضل

المحتوى

كيف يعمل مبدأ أيزنهاور؟
مبدأ أيزنهاور: ما هو المهم ، ما هو الملح؟
ماذا تفعل مع المهام غير المستعجلة وغير المهمة؟
مزايا مبدأ أيزنهاور
عيوب مبدأ ايزنهاور
ما هي طرق إدارة الوقت الأخرى الموجودة؟
طريقة ABC
طريقة ALPS
طريقة SMART
مبدأ باريتو
تقنية بومودورو
ابحث عن وقت لما هو مهم
القراء الآخرون يجدون هذه المقالات مثيرة للاهتمام

الأشياء المهمة تأتي أولا. الجميع سوف يوقع عليه من هذا القبيل. ومع ذلك ، في الحياة اليومية ، يدخل كثير من الناس في ما يسمى ب فخ الطوارئ - باختصار: تتعثر وتترك نفسك مستغرقًا في مهام غير مهمة وبالكاد تكون عاجلة. من المفترض أن يمنع ما يسمى بمبدأ أيزنهاور ذلك. على الرغم من بساطتها ، فإن أداة التحليل مفيدة للغاية في تحديد الأولويات بشكل أفضل ، وتحسين إدارة وقتك وتحقيق الأهداف بشكل أسرع ...

كيف يعمل مبدأ أيزنهاور؟

في الواقع ، يعود مبدأ أيزنهاور إلى الجنرال الأمريكي الذي يحمل نفس الاسم ثم الرئيس الأمريكي لاحقًا دوايت أيزنهاور. طريقته عبارة عن مزيج من عناصر إدارة الوقت الكلاسيكية وتمرين بسيط للبريد الوارد. في ذلك الوقت ، استخدم مصفوفة بسيطة من أربعة أجزاء كقالب. على هوامشها ومحاورها ، يتم التمييز فقط بين "مهم" و "غير مهم" أو بين "عاجل" و "غير عاجل" (أو "عاجل" و "غير عاجل"). يصنف أيزنهاور المهام وفقًا لأهميتها وإلحاحها فقط. لكن من المدهش أن هذا كافٍ لتحديد الأولويات بشكل أفضل.

النتيجة ، ما يسمى بمصفوفة أيزنهاور ، تبدو كما يلي:

مبدأ أيزنهاور: ما هو المهم ، ما هو الملح؟

جربها بنفسك وقسم أي عدد (ولكن معقد بدرجة كافية) من المهام إلى هاتين الفئتين:

ما هي المهمة المهمة أو غير المهمة؟
ما هي المهمة العاجلة أم غير العاجلة؟

الآن قم بإنشاء نظام إحداثيات نموذجي وفقًا للمثال أعلاه. الإلحاح عموديًا ، الأهمية أفقيًا. أدخل مهامك هناك:

يمكنك نسيان الربع في أسفل اليسار. هذه هي المهام غير المستعجلة وغير المهمة. يمكنك الاعتناء بهم يوما ما.
أنت تفوض المهام في الربع أعلاه (بشكل عاجل ولكن لا تزال غير مهمة) بقدر الإمكان - للزملاء أو مقدمي الخدمات.
أدخل المهام في الزاوية اليمنى السفلية (ليست على عجل ولكنها مهمة) في التقويم. سيتم معالجتها في أقرب وقت ممكن. عندما يكون هناك وقت لذلك أو عند الانتهاء من المهام المذكورة أعلاه. لأن…
لا تزال المهام الموجودة في أعلى اليمين بحاجة إلى أن تكتمل اليوم. أنت مهم ومستعجل.

إنه في الواقع بسيط للغاية. وفي الواقع ، مع هذه الطريقة البسيطة ، يمكن تحديد الأولويات بسرعة ، كما يمكنك أن ترى بسرعة عبر التفاف الأرباع ما هو مهم حقًا ويحتاج إلى معالجة عاجلةإذا كنت ترغب في ممارسة الطريقة وتحسينها بنفسك ، يمكنك تنزيل القوالب المقابلة لمصفوفة أيزنهاور هنا مجانًا:

قالب PDF لمبدأ أيزنهاور
قالب مبدأ أيزنهاور إكسل

بالطبع سيكون من غير المجدي إعادة تكوين الأرباع كل يوم. لن يكون هذا أكثر من مجرد خطة. في الواقع ، بعد عدة تطبيقات ، أصبح مبدأ أيزنهاور طبيعة ثانية بشكل حدسي لمعظم الناس. ستعرف بعد ذلك على الفور ما يجب القيام به ، وما يجب تأجيله وما لا يجب فعله ، وسيكون لديك ضغط أقل ، والمزيد من الوقت والمزيد من النجاح. شكرا دوايت!

ماذا تفعل مع المهام غير المستعجلة وغير المهمة؟

الربع الرابع في الجزء السفلي الأيسر يتسبب بانتظام في مشاكل لبعض الأشخاص: هذا هو المكان الذي ينتهي فيه الأمر غير المهم وفي نفس الوقت غير المهام العاجلة. كتبنا "تجاهل" في هذه المرحلة. في النهاية ، لديك ثلاثة خيارات لكيفية التعامل معها:

النفايات الورقية بن: أيًا كان ما ينتهي به الأمر على مكتبك ، ما هو "غير المهم" و "غير المستعجل" - من الأفضل التخلص منه مرة أخرى على الفور. افتراضيًا عن طريق الحذف أو فعليًا في سلة المحذوفات. بالتأكيد ، يتطلب الأمر شجاعة. لكنها محررة للغاية.
كومة السماد: بالطبع ، لا يجب عليك التخلص من بعض المستندات بأي ثمن. في هذه الحالة ، ضعهم في كومة - ما يسمى كومة السماد. ما ينتهي به الأمر هنا تتم معالجته فقط إذا كان هناك وقت لذلك. يمكنك أيضًا إعادة فحص الدفعة كل ثلاثة أشهر. قد تكون بعض الأشياء قد اعتنت بنفسها وبالتالي ينتهي بها الأمر في سلة المهملات.
تخزين: كلما كان ضميرًا أكثر اختار الطريقة الثالثة وقم بإيداع هذه المستندات والمواد في مكان ما على الأقل - في نوع من نظام حفظ الملفات. قبل أن تتحول إلى فوضوي في مرحلة ما ، يوصى بإعادة فحص مبدأ أيزنهاور بعد ربع على أبعد تقدير.

مزايا مبدأ أيزنهاور

مثل أي طريقة ، فإن مبدأ أيزنهاور له مزايا وعيوب محددة. يتم شرح مزايا مبدأ أيزنهاور بسرعة:

بساطة. توفر المصفوفة شبكة صنع قرار بسيطة للغاية للمهام القادمة. من السهل حقًا فهمها واستخدامها.
توفير الوقت. بمساعدة المصفوفة ، يمكن التعرف بسهولة على ضياع الوقت ولصوص الوقت.
ترجيح. يتم ترجيح المشاريع والأوامر القادمة ، يشعر الموظفون بالارتياح أو الاندماج بشكل أفضل.
كفاءة. بعد تحديد الأولويات ، يمكن تنفيذ المهام بشكل أكثر كفاءة بشكل عام.

عيوب مبدأ ايزنهاور

لطالما كان تحديد أولويات المهام باستخدام مبدأ وطريقة أيزنهاور أحد كلاسيكيات أدبيات إدارة الوقت. لا يوجد كتاب ، ولا دليل للإدارة الذاتية يمكنه الاستغناء عن هذه المصفوفة. إنها بسيطة للغاية وجميلة. لكن هذا هو بالضبط ما ينتقده نقاد مبدأ أيزنهاور بانتظام: سحر الطريقة هي بساطتها ، ولكن يتم التغاضي عن بعض العيوب الخطيرة:

كيف تعرف مدى أهمية المهمة؟ قد يتم الكشف عن الإلحاح بحلول الموعد النهائي يقترب. لكن أهميتها في السياق العام لا يمكن دائمًا التعرف عليها على الفور. سيء ، الذي يصنف بعد ذلك مهمة عاجلة على أنها "غير مهمة" ويفوضها إلى شخص ما. ربما الخطأ.
ماذا لو لم يتم توزيع المهام بالتساوي؟ في الأرباع الأربعة تبدو النتيجة جيدة جدًا. ولكن في الواقع ، نادراً ما تكون المهام المهمة ملحة ونادرًا ما تكون المهام العاجلة غير مهمة. لذلك فهي ليست موزعة بالتساوي. نتيجة لذلك ، هناك تراكم للمهام.

وببساطة الطريقة ، فإنها لا تحرر المرء من التفكير في الوقت الذي يكون فيه من المنطقي استخدامه ومتى لا يكون كذلك. وأحيانًا يجعل تعقيد المهام من المستحيل استخدام مبدأ أيزنهاور. ثم تحتاج ببساطة إلى تقنيات أخرى أكثر تعقيدًا لصنع القرار. ومع ذلك ، في جميع الحالات الأخرى ، فإن مبدأ أيزنهاور يثير الإعجاب بتطبيقه السريع والحل.

ما هي طرق إدارة الوقت الأخرى الموجودة؟

يوجد الآن العديد من طرق إدارة الوقت. لإدراجها جميعًا خارج نطاق هذه المقالة. ومع ذلك ، نود أن نقدم لك عددًا قليلاً من العناصر المهمة المشابهة لمبدأ أيزنهاور (ربما حتى مستوحى منه):

طريقة ABC

طريقة ABC (المعروفة أيضًا باسم "تحليل ABC") هي أبسط قليلاً من مصفوفة أيزنهاور وهي تذكرنا بشكل أكبر بمخطط التدفق الكلاسيكي. يتم ترتيب المهام التي تنشأ بشكل أساسي وفقًا لأهميتها وتنقسم إلى ثلاثة مستويات. إذا كنت تريد ، يمكنك أيضًا إضافة الاستعجال (انظر الرسم):

➠ أ المهام: مهم جدًا - افعل ذلك على الفور!
➠ مهام ب: أقل أهمية - قم بذلك لاحقًا أو قم بتفويضه.
➠ ج مهام: بالكاد مهم إلى غير مهم - تفويض أو رفض.

طريقة ALPS

تعد طريقة ALPEN المزعومة أيضًا واحدة من طرق إدارة الوقت البارزة. ومع ذلك ، فإن "ALPS" هو اختصار وراءه هو نوع من الجدول اليومي. يتم ترحيل الأعمال غير المكتملة إلى اليوم التالي:

➠ (أ) اكتب المهام
قدر طول (L)
➠ خطة (P) وقت التخزين المؤقت (خطة بحد أقصى 60٪)
ترتيب أولويات القرارات
➠ (N) تحقق (ما حققته)

طريقة SMART

طريقة SMART هي اختصار مرة أخرى. قبل كل شيء ، يجب أن تساعد في صياغة الأهداف. ينصب التركيز على تقييم هذا بشكل واقعي قدر الإمكان ثم تحديد مواعيد نهائية معقولة. SMART تعني:

➠ (S) محدد: وصف الأهداف على وجه التحديد قدر الإمكان.
➠ (م) صالح للأكل: بناءً على حقائق قابلة للقياس.
➠ (أ) جذابة: خطط بطريقة تجعل التنفيذ ممتعًا.
➠ (R) الواقعية: يجب أن تكون الأهداف بالطبع ممكنة أيضًا.
➠ (T) ermingerecht: تخطيط جميع المهام في الوقت المناسب.

مبدأ باريتو

يُعرف مبدأ باريتو أيضًا باسم "قاعدة 80-20". تقول أننا غالبًا ما نحقق 80 في المائة من النتيجة المستهدفة مع التزام بنسبة 20 في المائة فقط. وفقًا لذلك ، تحذرنا قاعدة باريتو - مثل مبدأ أيزنهاور - من تحديد الأولويات بشكل أكثر حكمة واستخدام الوقت بشكل أكثر كفاءة. لذلك ، للتعامل بشكل أساسي مع تلك المهام التي تقربنا 80 بالمائة من الهدف أو نحقق 80 بالمائة من النتيجة المرجوة.

تقنية بومودورو

لكي تصبح أكثر إنتاجية ، يجب على المرء قبل كل شيء أن يتعلم أخذ فترات راحة. كان رجل الأعمال الإيطالي فرانشيسكو سيريلو مقتنعًا بشدة بهذا وطور بومودورو تيكنيك. الأمر بسيط جدًا أيضًا: اضبط المنبه لمدة 25 دقيقة ثم توقف لمدة خمس دقائق بمجرد أن يرن. ثم يستمر العمل - مرة أخرى لمدة 25 دقيقة. بعد أربع من هذه الوحدات ، كافئ نفسك بالراحة لمدة 30 دقيقة. تدين تقنية بومودورو باسمها إلى ساعة منبه على شكل طماطم استخدمها سيريلو في ذلك الوقت. "بومودورو".

ابحث عن وقت لما هو مهم

مبدأ أيزنهاور هو في النهاية مجرد واحد من العديد من أساليب واستراتيجيات إدارة الوقت. بغض النظر عن الطريقة التي تقررها في النهاية وأيها يناسبك ويناسب مهامك بشكل أفضل: من الأهمية بمكان أن يساعدوا جميعًا في تنظيم وتنظيم نفسك بشكل أفضل وإيجاد الوقت لما هو (أنت) مهم حقًا. نتمنى لك الكثير من النجاح!